Recursos Humanos
Por Larissa Mota, CEO da Exímia*
Em um mercado de trabalho marcado por alta rotatividade, escassez de tempo e pressão operacional contínua, a principal fragilidade do RH brasileiro não está na legislação trabalhista nem na complexidade fiscal. Ela reside na centralidade de profissionais críticos para manter a folha de pagamento e os processos essenciais funcionando. Em um contexto em que mudanças, afastamentos e desligamentos são rotina, sustentar estruturas que “funcionam porque alguém sabe fazer” não é sinal de maturidade organizacional. É, na prática, aceitar um risco conhecido, recorrente e evitável.
O aumento de pedidos de demissão voluntária no primeiro semestre de 2025 tornou essa questão ainda mais evidente. Levantamentos do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA) e da consultoria Robert Half apontam crescimento de 15% nos desligamentos voluntários no período, com destaque para profissionais de RH e áreas administrativas. Essa movimentação constante não compromete apenas a disponibilidade de mão de obra qualificada; ela corrói a memória operacional das empresas. Processos sensíveis, como folha de pagamento e gestão de benefícios, passam a depender de conhecimentos tácitos, concentrados em poucos indivíduos e raramente documentados. Quando essas pessoas saem, o resultado é perda de controle, atrasos, retrabalho e aumento do risco de erros que poderiam ser evitados.
A normalização dessa prática revela uma distorção na forma como muitas empresas entendem eficiência. Uma folha de pagamento que fecha porque um analista domina planilhas paralelas, exceções não registradas ou atalhos informais do sistema não demonstra maturidade operacional; evidencia fragilidade estrutural. Nesse arranjo, o processo deixa de ser um ativo da organização e passa a existir apenas na cabeça de quem o executa. Basta uma ausência, mudança de função ou desligamento para que a conformidade seja comprometida, prazos sejam descumpridos e a empresa fique exposta a erros, passivos trabalhistas e retrabalho. Ao aceitar esse modelo como normal, a gestão deixa de mitigar vulnerabilidades previsíveis e passa a conviver conscientemente com elas.
Os dados reforçam a gravidade do problema. Pesquisa da Quark RH de 2025 aponta que 78% dos profissionais de RH relatam sobrecarga extrema, e 70% enfrentam sintomas de burnout ou ansiedade. Em equipes exaustas, o erro deixa de ser exceção e se torna parte da rotina. A concentração de conhecimento crítico em uma única pessoa transforma falhas em consequências previsíveis, especialmente em processos sensíveis como folha de pagamento, encargos e obrigações acessórias. Essa vulnerabilidade se agrava com a elevada rotatividade: levantamento do Grupo Maximuns, em parceria com a Robert Half, indica turnover próximo a 56% no Brasil, com tempo médio de permanência inferior a dois anos. Em estruturas excessivamente personalizadas, isso se traduz em reaprendizado constante, instabilidade operacional e aceitação de perdas como parte do funcionamento do negócio.
O impacto financeiro dessa dependência costuma ser subestimado pelas lideranças, em parte porque não aparece de forma imediata ou concentrada em um único indicador. Estimativas da Flash indicam que, em 2025, a substituição deum profissional de RH de nível médio pode custar até R$ 65 mil, considerando perda de produtividade, curva de aprendizado, retrabalho e tempo necessário para recuperar a eficiência operacional. Trata-se de um custo difuso, diluído ao longo dos meses, que raramente surge de forma explícita nos relatórios financeiros, mas se materializa em atrasos recorrentes, erros operacionais, passivos trabalhistas e desgaste interno. São impactos silenciosos, porém cumulativos, que poderiam ser significativamente reduzidos com um nível mínimo de governança, padronização e previsibilidade nos processos.
Férias, afastamentos e desligamentos funcionam como testes involuntários da estrutura interna. Em empresas onde o conhecimento está concentrado em poucas pessoas, qualquer ausência se transforma em ponto de tensão, obrigando colegas a improvisar ou atrasar entregas. Por exemplo, em uma empresa que depende de um único analista para conferir a folha, um período de férias sem substituto treinado pode gerar inconsistências nos pagamentos ou atrasos em obrigações fiscais. A personalização excessiva cria insegurança, sobrecarga e falhas que frequentemente são atribuídas às pessoas, quando, na realidade, decorrem da ausência de processos sólidos.
Reduzir esse risco não significa remover profissionais do processo, mas eliminar a dependência de indivíduos-chave. Estratégias como documentação detalhada de procedimentos, conferências cruzadas, segregação de funções e governança formal transformam a operação. Com processos claros, o RH funciona de forma contínua mesmo diante de ausências, férias ou desligamentos, reduzindo a pressão sobre a equipe e aumentando a confiança da liderança. Em 2026, a discussão sobre estrutura de RH deixou de ser puramente técnica e passou a ser estratégica: a empresa que ainda depende de “profissionais indispensáveis ”opera com um ponto único de falha, enquanto organizações que priorizam governança e replicabilidade constroem segurança operacional sustentável. Segurança no RH não vem de heróis; vem de processos que funcionam independentemente de quem esteja na cadeira.
*Larissa Mota é advogada, especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais pelo Centro Universitário Braz Cubas. Em 2005, fundou a Exímia, BPO especializada em terceirização de folha de pagamento e gestão de benefícios.
