Recursos Humanos
Por Larissa Mota, CEO da Exímia*
Quando se fala em custo de pessoas nas empresas, a discussão quase sempre se limita a salários, benefícios e encargos. Essa visão estreita ignora uma dimensão muito mais corrosiva para o caixa corporativo: multas, autuações, passivos trabalhistas, retrabalho e perda de produtividade causados por falhas do RH e do Departamento Pessoal. Apesar de representarem um dos maiores equívocos da gestão contemporânea, esses impactos continuam fora do radar estratégico da maioria das lideranças.
O avanço da fiscalização digital tornou esse problema impossível de esconder. A consolidação do eSocial e do FGTS Digital deslocou alógica da fiscalização por amostragem para um modelo algorítmico, baseado em cruzamento automático de dados da Receita Federal e dos órgãos de inspeção. Nesse ambiente, o erro operacional deixou de depender de denúncia, auditoria presencial ou interpretação subjetiva. A falha de um centavo ou o atraso de um único dia passou a gerar notificação automática, transformando o custo invisível em prejuízo imediato.
Dados do Ministério do Trabalho e Emprego e da Secretaria de Inspeção do Trabalho indicam que autuações por irregularidades no registro de empregados e no recolhimento do FGTS geram arrecadações bilionárias todos os anos. Fiscalizações recentes apontam que cerca de R$ 4 bilhões em FGTS deixam de ser recolhidos anualmente por erros de declaração ou inadimplência, valores que passam a sofrer multas automáticas que variam de 10% a 40% sobre o montante devido. O erro no Departamento Pessoal, portanto, não é um simples deslize administrativo. É uma dívida ativa com o Estado que cresce com juros e penalidades.
Esse custo direto costuma ser apenas o início do problema. O passivo trabalhista amplia o impacto financeiro de forma silenciosa e persistente. Dados do Tribunal Superior do Trabalho mostram que, no último ano consolidado, empresas brasileiras foram condenadas a pagar mais de R$ 30 bilhões em execuções trabalhistas. O valor médio de uma ação gira entre R$ 30 mil e R$ 50mil, muitas vezes originado em falhas aparentemente pequenas, como erros no cálculo de horas extras, interpretação equivocada de convenções coletivas ou inconsistências recorrentes na folha. Um erro mensal diluído por funcionário pode parecer irrelevante no curto prazo, mas ao longo de dois anos se transforma em um passivo de seis dígitos.
Há ainda um terceiro custo raramente mensurado, mas igualmente destrutivo. O tempo perdido com retrabalho e correção de falhas operacionais. Segundo o Banco Mundial, no relatório Doing Business, empresas no Brasil gastam em média 1.501horas por ano apenas para cumprir obrigações tributárias e trabalhistas, a maior carga administrativa do mundo. Estimativas amplamente utilizadas em estudos de eficiência indicam que cerca de 25% desse tempo é consumido corrigindo erros operacionais. Isso significa aproximadamente 375 horas anuais de um profissional de Departamento Pessoal dedicadas apenas a apagar incêndios. Em equipes pequenas, esse volume equivale à perda prática de quase um colaborador inteiro ao longo do ano, sem qualquer geração de valor para o negócio.
Somando-se a esses impactos operacionais, os efeitos financeiros e estratégicos passam a mostrar que o custo do erro é estrutural. Multas do eSocial e do FGTS Digital podem variar de algumas centenas a milhares de reais por ocorrência, com impacto imediato no caixa. Passivos trabalhistas exigem provisões financeiras de médio prazo que comprometem planejamento e investimento. O retrabalho consome até 30% da jornada das equipes, corroendo a produtividade deforma silenciosa. Em cenários mais críticos, falhas recorrentes em pagamentos e obrigações ainda alimentam rotatividade, cujo custo costuma variar entre uma vez e meia e duas vezes o salário do colaborador que se desliga.
Apesar disso, a prevenção segue sendo tratada como custo e não como estratégia. Processos mal definidos, ausência de conferências estruturadas e baixa governança operacional continuam sendo tolerados como se fossem parte natural da rotina do RH. Essa tolerância, no entanto, não resiste à lógica da fiscalização digital. O algoritmo não releva falhas, não interpreta contexto e não concede prazo informal.
Subestimar o custo invisível dos erros operacionais no RH tornou-se uma escolha gerencial cada vez mais arriscada. Em um ambiente de fiscalização automatizada, judicialização elevada e pressão constante por eficiência, a diferença entre empresas resilientes e vulneráveis não está no tamanho da folha de pagamento, mas na qualidade dos processos que a sustentam. O erro operacional deixou de ser exceção e passou a ser um passivo previsível para quem insiste em ignorá-lo.
*Larissa Mota é advogada, especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais pelo Centro Universitário Braz Cubas. Em 2005, fundou a Exímia, BPO especializada em terceirização de folha de pagamento e gestão de benefícios.
