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Por Larissa Mota, CEO do Grupo Exímia*

Nos últimos anos, a terceirização da folha de pagamento se consolidou como uma prática comum entre empresas brasileiras, especialmente entre as de médio e grande porte. Segundo a Associação Brasileira de Recursos Humanos, o número de companhias que optam por transferir suas rotinas trabalhistas para fornecedores especializados segue em constante crescimento. Essa escolha, no entanto, ainda é motivada, em grande parte, pela tentativa de reduzir os riscos provocados pela complexidade da legislação nacional. O problema é que, muitas vezes, essa movimentação acontece de forma reativa, sem planejamento estruturado e não como parte de uma decisão estratégica, o que pode gerar resultados negativos.

Delegar a gestão de uma área tão sensível sem governança adequada pode gerar prejuízos relevantes. É comum ver empresas que, ao buscar mais agilidade, acabam perdendo controle, visibilidade e segurança sobre informações críticas. Um exemplo claro é a falta de integração entre os sistemas internos e os do parceiro contratado, o que compromete o acesso a dados e dificulta a tomada de decisões. Além disso, confiar em fornecedores sem histórico comprovado aumenta a exposição a riscos legais, como erros no processamento da folha, atrasos salariais e ações trabalhistas.

Entretanto, quando bem implementada, a terceirização dessa atividade pode trazer ganhos reais. Aumento de eficiência, redução de custos e liberação da equipe interna para atividades mais analíticas estão entre os principais benefícios percebidos. Um relatório da PwC mostra que empresas que adotam soluções de BPO reduzem em até 30% o tempo dedicado a tarefas operacionais e elevam a precisão dos dados em mais de 90%. Esses resultados, no entanto, só são possíveis quando a empresa investe na escolha do parceiro, define indicadores de desempenho e garante compatibilidade tecnológica entre as partes.

Dessa forma, delegar a gestão da folha salarial não deve ser encarado como solução rápida para os desafios da legislação trabalhista. Trata-se de um projeto que exige visão de longo prazo, planejamento e compromisso com boas práticas de gestão. Quando feito de forma apressada e sem acompanhamento, o que se observa é a perda de inteligência sobre os dados, queda no controle de compliance e maior dificuldade em responder a falhas. Em vez de resolver, a empresa acaba criando novos gargalos.

Para que a terceirização da folha de pagamento seja uma aliada no crescimento sustentável da empresa, é fundamental que ela seja encarada como uma decisão estratégica. Isso envolve a escolha de parceiros experientes e confiáveis, a adoção de tecnologias compatíveis com os sistemas internos e a implementação de processos contínuos de monitoramento e validação. O sucesso desse modelo depende da consistência desses pilares, pois governança, integração e qualidade precisam estar no centro da decisão. Sem esses cuidados, os riscos acabam superando os benefícios esperados.

*Larissa Mota é advogada, especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais pelo Centro Universitário Braz Cubas. Em 2005, fundou a Exímia, BPO especializada em tercerização de folha de pagamento e gestão de benefícios.  

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