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Por Larissa Mota, CEO do Grupo Exímia*

Para muitos profissionais do Departamento Pessoal, o fechamento da folha de pagamento é sinônimo de estresse, prazos apertados e risco constante de erros.Mas essa realidade não decorre da complexidade da folha em si, e sim da falta de organização e da visão limitada que muitas empresas ainda têm sobre essaárea. O que deveria ser uma rotina previsível acaba se tornando um desafio recorrente, com consequências diretas para o clima interno, a produtividade eaté mesmo a segurança jurídica da organização.

Segundo dados do IBGE, mais de 50% das empresas brasileiras ainda realizam os processos do Departamento Pessoal de forma manual ou pouco estruturada. Esse modelo não apenas aumenta a incidência de falhas e retrabalho, mas também expõe o negócio a passivos trabalhistas, atrasos nocumprimento de obrigações legais e à insatisfação dos colaboradores, especialmente quando há erros salariais, falhas no controle de ponto ou problemas com benefícios.

O verdadeiro problema, portanto, não está no fechamento da folha em si, mas na ausência de uma gestão eficiente ao longo de todo o processo. Em muitas empresas, o DP ainda é visto como um setor exclusivamente operacional, lembrado apenas quando algo dá errado. Isso alimenta um círculo vicioso de “apaga-incêndios”, em que admissões mal feitas, registros inconsistentes e controles desorganizados tornam a etapa final em um processo caótico, mês após mês.

Sendo assim, romper com esse padrão exige mais do que ferramentas: exige uma mudança de mentalidade. É preciso reconhecer o Departamento Pessoal como uma área estratégica, que pode e deve atuar de forma preditiva, não apenas corretiva. O primeiro passo é o mapeamento de processos, seguido pela definição clara de responsabilidades, uso de indicadores e, principalmente, pela digitalização das rotinas. Ferramentas de automação, controle de ponto digital, plataformas integradas e dashboards gerenciais são aliados poderosos para reduzir erros, acelerar entregas e garantir conformidade legal.

Mais do que uma questão operacional, essa transformação tem impacto direto no clima organizacional e na relação de confiança entre empresa e colaboradores. Quando os processos são bem definidos e executados com precisão, os funcionários são pagos corretamente e no prazo, o que reforça a credibilidade da empresa. Ao mesmo tempo, as equipes de DP ganham fôlego para atuar de forma mais analítica, apoiando a tomada de decisão com dados e visão estratégica.

O fechamento da folha não pode ser tratado como um obstáculo mensal. Ele deve ser entendido como uma etapa natural e previsível de um processo bem gerido. Investir em organização, tecnologia e cultura de previsibilidade não é apenas uma escolha inteligente, é um compromisso com a eficiência, a competitividade e, acima de tudo, com as pessoas que fazem o negócio acontecer.

*Larissa Mota é advogada, especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais pelo Centro Universitário Braz Cubas. Em 2005, fundou a Exímia, BPO especializada em terceirização de folhas de pagamento e gestão de benefícios.

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