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Por Larissa Mota, advogada especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais e fundadora da Exímia*

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Um dos principais erros nas iniciativas de transformação digital é acreditar que uma nova tecnologia será capaz de corrigir problemas que, na verdade, estão na própria organização do trabalho. Sistemas mais modernos, automação e inteligência artificial podem ampliar a eficiência, mas não substituem processos bem estruturados, responsabilidades claras e informações confiáveis. Quando esses elementos não estão presentes, o investimento em tecnologia corre o risco de apenas acelerar uma operação que já não funciona bem, sem produzir o retorno esperado para o negócio.

Quem lidera RH ou participa das decisões de transformação digital conhece bem esse desafio. Um levantamento recente da McKinsey mostra a dimensão dessa distância entre investimento e resultado. Embora 89% das grandes empresas do mundo já tenham alguma jornada de transformação digital e de IA em curso, elas capturaram, em média, apenas 31% do ganho de receita e 25% da economia de custos projetados. O dado reforça que o retorno da tecnologia depende não apenas da ferramenta escolhida, mas da capacidade de preparar a organização para utilizá-la de maneira estratégica.

Na gestão de pessoas, essa questão ganha uma dimensão particularmente relevante porque grande parte dos processos envolve diferentes áreas, níveis de aprovação e fontes de informação. Uma empresa pode contar com uma plataforma robusta e, ao mesmo tempo, depender de planilhas paralelas, aprovações por e-mail ou WhatsApp e transferências manuais de informações. Quando responsabilidades não estão claramente definidas ou os dados chegam incompletos ao processo seguinte, o sistema não tem como compensar essa deficiência. O impacto aparece em retrabalho, perda de produtividade, inconsistências de informação e, em situações mais graves, na exposição a passivos trabalhistas e riscos de compliance.

É nesse ponto que uma pergunta precisa entrar na agenda das lideranças de RH: sua empresa está automatizando o que deveria primeiro reorganizar? A chegada da inteligência artificial torna esse desafio ainda mais evidente. A tecnologia consegue analisar grandes volumes de informação, identificar padrões, automatizar tarefas e apoiar decisões em uma velocidade que seria impossível para uma equipe executar manualmente. Mas nenhuma dessas capacidades elimina, por si só, um fluxo mal desenhado ou uma estrutura organizacional fragmentada. Se diferentes áreas trabalham com critérios distintos, se os dados não estão integrados ou se ninguém sabe exatamente quem deve tomar determinada decisão, a IA apenas encontra maneiras mais rápidas de operar dentro dessas limitações. O ganho tecnológico, nesse cenário, fica condicionado à maturidade da organização.

Por isso, a discussão sobre tecnologia no RH não pode se limitar à escolha de uma plataforma. Antes de automatizar uma atividade, é necessário compreender como ela funciona, quem participa dela, onde estão as lacunas, quais informações são necessárias e quais decisões dependem de intervenção humana. A IA pode acelerar análises, apoiar decisões e reduzir tarefas repetitivas, mas não substitui a estruturação de um processo lógico e com critérios claros. Quando essa etapa é ignorada, existe o risco de digitalizar a complexidade em vez de eliminá-la.

Esse problema não é exclusivo da área de Recursos Humanos. Estudos da Deloitte sobre transformação digital apontam que a maior barreira para essas iniciativas não é tecnológica, mas organizacional. Processos inadequados, resistência à mudança e falta de integração entre áreas dificultam a transformação mesmo quando as empresas já dispõem das ferramentas necessárias. Para o RH, essa constatação amplia o papel da área na agenda de transformação, que passa a envolver também o desenho dos processos, a integração entre equipes e a construção das condições necessárias para que novas tecnologias sejam incorporadas à rotina.

Portanto, o retorno da tecnologia está diretamente ligado à capacidade da empresa de rever a forma como o trabalho é organizado. Mais do que implementar plataformas ou automatizar tarefas, a transformação precisa gerar ganhos concretos para o negócio, como produtividade, qualidade e redução de riscos. Quando os processos são claros e integrados, a tecnologia potencializa esses resultados. Por outro lado, quando não são, apenas acelera problemas que já existiam. Antes de escolher uma nova solução, é preciso entender se a estrutura que ela pretende automatizar está preparada para entregar o resultado esperado.

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*Larissa Mota é advogada, especializada em Relações Trabalhistas e Sindicais pelo Centro Universitário Braz Cubas. Em 2005, fundou a Exímia, BPO especializada em terceirização de folha de pagamento e gestão de benefícios.